怎样让企业的专利管理“有模有样”？
来源：思博网 发布时间：2016-08-01 点击量：
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【思博知识产权资讯】前言：什么叫做"有模有样"的专利管理呢，就是至少有基本的工作思路，有基本的工作形式，也有一些的成果。可能对很多法务人员来说，专利管理虽然不是他最主要的一个工作，但是也有可能在工作过程中遇到，同时也是大家比较关心的一项工作。
要让工作尽快的"有模有样",首先最重要的是专利信息和专利管理，其次就是建章立制，第三，就是要做好专利运用和专利布局，第四，就是学会利用政府的资源。最后，要做好专利纠纷的应对工作。
一、专利文档和专利信息的管理
我们要进行专利管理，专利文档和专利信息管理是最基础也是必须要做好的一个工作，这是一个文件量很大的工作。
专利文档管理：
通常来说，专利文档包括：技术人员的交底书，专利申请文件，专利局的通知书，发给专利局的意见书，最后的专利证书等。这些所有的文档都必须有一个归档，当然，个人建议用电子归档。这里我要提醒的是，在进行电子归档的时候，一定不能忽视的就是文件名，这个文件名一定要统一格式的同时，更要便于检索，这个对于日后的工作会有非常重要的意义。
比如说，我们集团公司之前给我们的任务是，要在两天内把工作过去所有的一千多件专利，按照时间顺序排序整理，很多子公司的相关部门没有完成的主要原因就是当时电子归档的时候的文件名没有统一。
另外一个很重要的事情就是，在做专利归档的时候，每个专利都有自己的文件夹，但是除此之外，一定还需要一个专门的文件夹保存专利证书的扫描件，因为专利证书扫描件是经常被用到的一个文件，建议单独放在一个文件夹中以便迅速的找到。
第三就是，一定要把专利局发给你的授权证书保管好，因为专利证书是最经常被公司各个部门借走的，因为它有各种用处，一旦管理出现疏忽，证书就会被弄丢。
专利文档的管理一定不要忽视这些细节，因为这些在工作过程中的帮助是非常大的，而且文件文档一目了然，也就体现了工作的成绩。
专利信息管理：
个人建议必须有一个数据库来管理专利信息，比较简单的方法就是EXCEL表格，当然也可以用专利管理软件。
专利的时间期限信息和费用信息，这是最重要的信息，这两部分信息一定要控制好，避免出现滞纳金等相关的问题。
对于企业专利来说，专利信息还有一项个性化的内容，就是该专利属于什么产品，什么技术，什么部门，什么项目，这在实际工作中很重要，在合同谈判的时候，经常涉及到这个产品有哪些专利，市场部也会来问你这个技术有多少专利。所以，这些信息也需要录入进去，这样才能很方便的导出专利，便于检索。
二、建章立制
如果要想专利管理工作要有看的见的成果，那么快速的在企业内部建章立制是一条捷径，也非常重要的。一般来说，填写政府部门相关优惠政策的申报，都要有企业内部专利管理的规章制度作为附件，同时，如果公司的规模不大，专利管理评审流程，评审表和技术交底书模板都要尽快建立起来，这些文件非常重要也对其他部门有非常大的作用。
其中交给发明人的技术交底书模板非常重要，内容要全面。如果没有专门的模板的话，记得在网上搜一篇好的技术专利，给发明人仔细讲解一下，基本上上发明人就明白怎么写了。但是一定要注意，这个参考的专利一定是同一个技术领域的，否则没有参考性。
同时呢，每个企业都需要一个知识产权管理规定，或者专利管理规定，网上有很多可以参考的模板，做一些必要的调整，完全可以满足需要。
三、专利运用和专利布局
任何公司申请专利，都是为了使用。
传统意义上的专利运用，就是专利和市场的结合。这是一个比较深的问题，但是简单的说，专利的运用一定要放在商业模式的大框架来看，这也是企业专利布局的出发点。
比如，从我所在的行业里，如果做工程总承包，也就是客户给一片空地，我们提供的是一个工厂，其中包含的设备技术都是我们提供。这意味着，能包到工程的前提是什么，我们需要控制核心技术和核心设备，也就是说，其他人是购买不到类似的产品和技术的。所以，是核心业技术必须要有核心设备的专利所有权，这样，对专利布局来说，我们的实际工作中就必须要考虑所有核心设备的专利申请和布局。
但是如过不能总承包，而是做工程设计，也就是为客户提供图纸，那么工程设计的重点是方法专利，而不是单个设备的专利。所以，投标过程中，我们就会提供设计方法的专利，这样会比较有优势。
如何运用专利，用什么样的市场模式，这也就直接决定了如何进行专利布局。
这也就意味着对于专利管理人员来说，如果想提升，一定要主动了解公司的商业策略和运营模式，从而了解公司如何运用工作，这样就能够有效的进行专利布局工作。
四、专利在技术合作过程中的运用和策略
现在很多公司不能避免合作研发，双方也一定会对知识产权提出要求，就我个人的经历来说，目前几乎所有的合作研发，双方的关注点上，资金是第二位的，知识产权才是第一位的。
合作研发协议
在双方合作开始之前，一定要有合作协议，怎么样划分市场利益这个问题要说的清清楚楚。否则，按照现行的专利法，如果没有前期的规定的话，那么默认双方都可以生产产品，都可以为客户提供技术，这样，合作研发方就变成了竞争对手。不是成果的问题，而是如何利用成果"共富贵"的问题，这也就是非常重要的商业模式问题。
你必须要考虑合作方的利益。举例来说，如果我们和设备厂家进行合作，开发专用设备，我们作为工程设计院， 会为客户推荐这个设备，如果能够拿到项目总承包，就需要给设备卖家来购买，相应的，设备卖家必须提供平价产品，同时他自己或者第三方均不能在市场上销售该设备，所以，这样对双方的利益都有了保证的同时也有了相应的约束。
专利运用的具体方式
专利运用有很多方式，比如，专利许可，专利转让，专利作价入股，专利质押贷款，这里我想强调一下专利许可，这也是最常遇到的情况。在签订许可合同的时候，无论是许可方还是被许可方，不仅关注许可的范围，还要对于许可的数量，使用的次数，许可的地区，期限，信息保密作出限制。
在工作过程中，我发现很多人只关注许可费，却忽视了许可的内容，这是大多数专利许可纠纷产生的重要原因。
五、怎么样最大化的利用政府资源
这是专利运用的另一个很重要的方面。比如北京高新技术企业的认定，其实全国都一样，都是需要专利支撑的，而高新企业资格同时又是和税收优惠政策息息相关。很多政府资助，荣誉和资格的申报，都是需要专利的，而这些荣誉和资格又会和企业的其他优惠政策挂钩。
专利在争取政府资格方面，成了一个必备的优势。不要忽视北京市的各种评选，以后很多政策都会对评选获胜的企业进行相应的倾斜，所以要学会好好的利用这些资源。
同时呢，我们也要学会利用政府的资源，开展其他工作，比如建立信息化平台，做一些专利信息检索和分析，以及专利预警等各种工作，这些工作都是需要一些费用的，而北京市政府都是有很多相应的自助政策的，大家可以好好争取。
六、专利纠纷的应对以及专利取证
专利纠纷和诉讼
专利纠纷和其他纠纷最大的区别在于，他常常从"专利无效"开场，对于专利权人来说，这也就意味着，一旦输了不仅仅是本案输了，也同时意味着其他企业也可以用同样的模式来用你的技术成果，所以影响非常深远。
所以专利诉讼一定要把前期的风险的评估深入和周全，不要盲目出手，专利人员和法务人员要深入的分析和评估，从而帮助企业做出正确的决策，怎么样化解这种被动的局面呢， 通信行业给我们树立了一个很好的榜样。这就是组建一个庞大的专利群，围绕一项技术申报了十几件甚至几十件专利，遇到类似专利诉讼，如果一下子全抛出来，基本上对方就不会选择打无效，而是选择庭下和解。
专利诉讼取证难
大家都知道，专利诉讼的取证比较难，主要是因为两个原因。
第一是因为诉讼的双方没有合同关系，没有往来的文件留下来可以作为证据。
第二，对于权利人来说，没有实物的损失，或者说这种损失是不可衡量或者计算的。
权利人可以从市场上买到侵权产品，可能比较幸运，但是大部分都比较困难， 所以很多法务和知识产权人员都一筹莫展。我的看法是，如果可能，尽力想办法通过律师和法官进行沟通，很多法官也愿意做一些创新和尝试，也希望出一些成绩。
遇到案子的时候，一定不要仅仅依靠自己所学的法条知识，目前知识产权案件已经走到了立法的前面去了，很多法官都想和当事人一起创造一个经典案例的，所以，建议如果可能，能够找到渠道和法官进行一个有效沟通。
作者：张雄 中国恩菲知识产权办公室主任
文章来源： 随身法务
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